Nach 20 Jahren Hotelvermittlung lassen sich trefflich Geschichten erzählen. Hier die abgefahrenste Story. Ein Kunde hatte für eine Motivationsveranstaltung mit 350 Personen ein Hotel über HOMETA gebucht. Eine Woche vor Veranstaltung fragt das Hotel nach der endgültigen Teilnehmerzahl. Die Antwort lautet voller Stolz: Wir haben 550 Teilnehmer.
Aufregung im Hotel. Überraschung beim Kunden, dass ein Raum für 350 Personen für 550 plötzlich zu klein ist.
Guter Rat war erstmal teuer. Zwei Tage später ruft der Direktor des Hotels an. Er hat eine Lösung. In unmittelbarer Nähe steht ein industriell genutztes Gebäude leer. Dort gibt es einen Raum, der groß genug ist. Weit und breit keine Alternativlösung in Sicht. Er meint: „Augen zu und durch!“ Dem Trainer, der mir den Kontakt zum Kunden hergestellt hatte, versprach ich, am Vortag im Hotel zu sein, damit wir uns gemeinsam diese Lösung anschauen können. Wir kannten uns nur vom Telefon. Ich konnte mir bessere Umstände für ein erstes Kennenlernen vorstellen.
Gemeinsam mit dem Banketleiter besichtigen wir die Notlösung. Er wird blass, ich muss lachen. Anschließend bei einem Kaffee an der Hotelbar erklärt er mir in bestem Wiener Dialekt „ I pack’s net. I verlier man Job und er haut sich weg“.
Was war passiert? Die Notlösung war vom Hotel zwar für 550 Personen bestuhlt. Der Sitzabstand entsprach dabei jedoch einem Billig Charter Flug in der Holzklasse. Zusätzlich lag der Raum im ersten Stock, das Treppenhaus war niemals für die gleichzeitige Benutzung von 550 Personen geplant. Wo machen wir die Kaffeepausen? Im Hof vor dem Gebäude. Sanitäre Anlagen? Über der Straße ist ja das Hotel. Fluchtwege? Denken wir besser nicht dran…
Frage: „Wie bekommen wir die Teilnehmer organisiert rein und raus, ohne dass es zu einer Panik kommt oder ewig dauert?“ Und das noch drei Mal am Tag, zwei Tage hintereinander?
Meine rettende Idee: (Manchmal findet auch ein blindes Huhn ein Korn)
Wenn sich das Ganze schon wie ein Holzklasse-Flug anfühlen wird, warum dann nicht die ganze Veranstaltung zu einem „Flug über die Wolken“ umdeklarieren?
Gedacht, gemacht. Sitzreihen und Sitze werden durchnummeriert. Das Rein und Raus wird in drei Abschnitten mit verschiedenfarbigen Boardingkarten organisiert. Für den Trainer und die Tagungsbetreuer des Kunden gibt es Fliegeruniformen aus dem Kostümverleih. Für die Durchsagen des Kapitäns gibt es ein Megafon.
„Willkommen an Bord zu unserem Flug über die Wolken. Bitte bleiben Sie angeschnallt, bis wir die Reiseflughöhe erreicht haben.“
Fazit des Kunden: „Herr Fosshag, es war unglaublich. Die Teilnehmer sind voll drauf engestiegen. Unser Flug über die Wolken war die beste Veranstaltung, die wir jemals hatten.“
Mein Fazit: Im Nachhinein eine gute Geschichte, die (bitte, bitte) einzigartig bleiben soll.
Was Sie daraus mitnehmen können: Bitte niemals ohne Rücksprache mit dem Hotel oder der Veranstaltungslocation mehr Teilnehmer annehmen als ursprünglich geplant.
