Veranstaltungsplanung

Veranstaltungsplanung

Ob Tagungsplanung, Kongressplanung, Konferenzplanung, Veranstaltungsplanung, Seminarplanung:

Eine genaue Definition der einzelnen Nomenklaturen ist umstritten.

Der Wissenschaftler Eberhard Gugg hat in seinem Standardwerk „Der Kongress-Reiseverkehr“ (1972) folgende Begriffe in Hauptgruppen nach Veranstaltungsgröße sortiert.*

  • Kongress, Meeting, Versammlung, Generalversammlung, Symposium, Synode usw.
  • Hearing, Beratungs-, wiss.-, Expertenforum, Kolloquium, Verhandlung,
  • Arbeitsgruppe, Arbeits-, Gesprächskreis, Forumsdiskussion, Round Table, Sitzung, Treffen
  • Kurs, Lehrgang, Lernstatt, Ideenbörse, Schulung, Weiterbildung, Workshop
  • Session, Postersession, Kommission usw.

Diese werden in folgende 5 Hauptgruppen unterteilt:

  1. Großveranstaltungen (über 1000 Teilnehmer)
  2. Kongresse (mit 200-1000 Teilnehmern)
  3. Tagungen (100-200 TN)
  4. Symposien (31-100 TN
  5. Seminare und Kurse (bis 30 TN)

 * zitiert aus WIKIPEDIA

 

Unsere Meinung:

Es ist nicht entscheidend, welchen Namen Sie Ihrem Kind geben.

Wichtig sind dieW’s“ der Veranstaltungsplanung:

Um Ihnen unseren optimalen Service bieten zu können, werden wir Ihnen folgende Fragen stellen:

Welchen Namen bekommt das Kind?

Der korrekte Veranstaltungstitel „von Anfang an“ schafft Klarheit.

Böse Überraschungen, spätestens bei der Ausschilderung im Hotel, am Veranstaltungstag, werden verhindert.

Was soll mit der Veranstaltung erreicht werden?

Wenn Sie uns mit einem Stichwort oder in zwei Sätzen das Ziel Ihrer Veranstaltung skizzieren, können wir alle Beteiligten wissen lassen, worum es geht und welche Kriterien für Ihren Veranstaltungserfolg wichtig sind.

Einfach Stichworte wie: „Produktpräsentation für Kunden, Mitarbeiterschulung, Hochzeit, Firmenjubiläum, Mitarbeiter Kick Off“ lassen bei uns sofort Bilder entstehen und spezielle Anforderungen ableiten.

Wo soll die Veranstaltung stattfinden?

99 % unserer Kunden haben genaue geographische Vorstellungen wo ihre Veranstaltung stattfinden soll.

Wir empfehlen, bei der Festlegung des Veranstaltungsortes die Herkunft der zu erwartenden Teilnehmer, das Budget, und die infrastrukturellen Gegebenheiten zu berücksichtigen.

Beispiel: Ist ein zentrales, eintägiges Meeting von Teilnehmern aus Süddeutschland geplant empfehlen sich München, Nürnberg, Würzburg, Ulm oder ein anderer Verkehrsknotenpunkt.

Planen Sie jedoch eine 3-tägiges Teambuilding Seminar, bei dem gewünscht wird, dass alle Teilnehmer im Seminarhotel übernachten, macht ein ruhig im Grünen gelegenes Hotel Sinn.

Denn: Je länger eine Veranstaltung dauert, desto weniger fallen die Kosten für An- und Abreise ins Gewicht. Dafür sind auf dem Land die Hotelpreise günstiger als in der Großstadt.

Wann soll die Veranstaltung stattfinden?

Die wichtigste Frage. Das Datum Ihrer geplanten Veranstaltung sollte unbedingt bereits intern abgestimmt sein. Es macht keinen Sinn, Angebote für Termine einzuholen, an denen die wichtigen Personen in Ihrer Firma keine Zeit haben.

Mit unserer Erfahrung achten wir mit Ihnen gemeinsam darauf, bei der Terminauswahl keine Eigentore zu schießen.

Termine, zu denen zeitgleich eine große Messe am geplanten Veranstaltungsort stattfindet, bedeuten immer astronomische Zimmerpreise (falls überhaupt noch Zimmer verfügbar sind) bzw. „knallharte“ Stornobedingungen.

Ferientermine und Feiertage führen oft dazu, dass Mindestteilnehmerzahlen nicht erreicht werden und die Veranstaltung storniert werden muss.

Wie lange soll die Veranstaltung dauern?

Einen Tag oder eine Woche ?
Benötigen Sie einen Aufbautag? Wenn ja, wie lange wird der Abbau dauern?

Falls Sie eine mehrtägige Veranstaltung planen:
Gibt es für die Teilnehmer eine veranstaltungsfreie Zeit zur freien Verfügung?

Wünschen Sie ein Rahmenprogramm?

Wie viele Teilnehmer werden erwartet?

Eigentlich eine einfache Frage. Was für uns jedoch wichtig ist:
Steht die Teilnehmerzahl bereits endgültig fest? Oder werden die Teilnehmer erst noch eingeladen?

Wenn Sie Einladungen erst nach Buchung verschicken, fragen wir für Sie einen kostenfreien Stornotermin ab. Sollte bis zu diesem Termin die Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht werden, können Sie noch kostenfrei vom Veranstaltungsvertrag zurückzutreten und sparen sich unnötige Stornokosten!

Dementsprechend können Sie auch Ihre Aufgaben (Versand der Einladungen, evtl. Nachfass-Aktionen, Versand der Bestätigungen) vorausplanen.

Woher kommen die Teilnehmer und wie viele Übernachtungen werden benötigt?

Aus der Herkunft der Teilnehmer ergibt sich meist wie viele Zimmer und Übernachtungen benötigt werden. Je nach Beginn der Veranstaltung und Anreisedauer ist eine Vorabendanreise notwendig.

Apropos Zimmer:

  • Senden Sie dem Hotel eine Gästeliste mit An- und Abreise?
  • Sollen die Gäste Ihr Zimmer im Hotel selbst abrufen?

Wir fragen für Sie gerne auch ein Selbstabrufkontingent auf Selbstzahlerbasis an, das zu einem, vom Hotel bestimmten Termin automatisch verfällt. Vorteil für Sie: Sie haben kein Kostenrisiko für nicht abgerufene Zimmer. Nachteil: Für Teilnehmer, die sich nicht rechtzeitig um Ihr Zimmer kümmern, kann gelten: „Wer zu spät kommt, den bestraft das Leben“.

Wichtig, falls Sie Internationale Gäste erwarten:

  • Werden Dolmetscher und entsprechende Technik benötigt?
  • Welche Sprachen sollten vom Hotelpersonal beherrscht werden?
  • Gibt es Gäste mit besonderen, z. B. religiös bedingten Ernährungsgewohnheiten?
Welche Veranstaltungsräumlichkeiten werden benötigt?

Hier interessiert uns die Anzahl der Räumlichkeiten und deren gewünschte Beschaffenheit (Größe, Raumhöhe, Bestuhlung, etc.). Benötigen Sie einen Hauptraum für 150 Personen in parlamentarischer Bestuhlung und zusätzlich 5 Gruppenräume à 30 Personen mit Kinobestuhlung? Wir fragen Sie dann, ob es auch denkbar ist, zwei Arbeitsgruppen in einem teilbaren Plenum zu belassen. Denn: Je komplexer die Raumanforderungen und je kurzfristiger die Anfrage, desto schwieriger ist es, noch freie Kapazitäten zu finden.

Deshalb formulieren wir gerne eine Mindest- und eine Idealanforderung, um den Spielraum zu erhöhen und zu verhindern, am Schluss mit leeren Händen vor Ihnen zu stehen!
Unser Ziel: Wir liefern Ihnen binnen 24 Stunden ein buchbares Angebot.

Welche Veranstaltungstechnik brauchen Sie?

Bei Anfrage geben viele Hotels angefragte Technik innerhalb der Pauschale dazu. Wenn Sie nach der Buchung bestellen, fallen meistens zusätzliche Kosten an. Außerdem: Wenn Sie wissen, dass ein Hotel € 200,00 Euro für einen Beamer am Tag verlangt, können Sie immer noch den Seminarleiter fragen, ob er ein eigenes Gerät besitzt und mitbringen kann.

Ein weiterer Aspekt: Sollten Sie z. B. eine aufwändige Rückprojektion mit Bühne planen, wirkt sich das auf den Platzbedarf und die benötigte Raumgröße aus.

Welche gastronomischen Leistungen werden gewünscht?

Die Hotellerie bietet Tagungspauschalen an, in denen alle benötigten gastronomischen Leistungen enthalten sind. Dies hat zum einen seinen Preis, zum Anderen fragt man sich besonders bei mehrtägigen Veranstaltungen, wer das alles essen soll.

Falls Ihnen ein begrenztes Budget zur Verfügung steht, haben wir gute Erfahrungen damit gemacht, die geforderte Leistung klar zu definieren und evtl. einzuschränken. Anstatt zu den Kaffeepausen dem Küchenchef die Wahl für die Pausenverpflegung zu überlassen, wirkt es sich z. B. kostenmindernd aus, zur Pausenverpflegung nur Gebäck, Obst oder Blechkuchen zu ordern.

Ein Mittagessen als Light-Lunch oder 2-Gang-Auswahlmenü kann billiger werden, als das Lunchbuffet bzw. 3-Gang-Auswahlmenü des Küchenchefs. ½ l Mineralwasser & Apfelsaft pro Person aus großen Flaschen wird billiger als unlimitierte Softdrinks und Säfte in 0,2 l Flaschen.

Wie viel Zeit steht für die Pausen zur Verfügung?

Oft stellen die Kaffeepausen die mit Abstand produktivste Phase einer Veranstaltung dar, was in der Softwarebranche z. B. zur Entwicklung der „Unkonferenz“ oder des „BarCamps“ geführt hat.

Die Pausen werden zur eigentlichen Konferenz erklärt, die Teilnehmer gestalten die Veranstaltung ohne Vorgaben komplett in Selbstorganisation. Falls Sie es nicht ganz soweit kommen lassen wollen: Manchmal entsteht ein unverhoffter Zusatznutzen, wenn Sie das Mittagessen von einer gesetzten Veranstaltung im Restaurant zum „Kommunikationslunch“ an Stehtischen umfunktionieren.

Wann sollen die Pausen stattfinden und wie lange sollen sie dauern?

Diese Informationen sind für ein Angebot noch nicht entscheidend, werden aber gerne nach erfolgter Buchung vergessen:
Wichtig für den Veranstaltungserfolg ist eine verlässliche Zeitplanung. Kein Hotel der Welt garantiert für die Qualität der Speisen, wenn die Gäste eine Stunde zu früh oder zu spät zum Essen erscheinen. Servicepersonal kann nur dann verlässlich zur Verfügung stehen, wenn das Hotel genau weiß wann es benötigt wird.

Wie viel darf die Veranstaltung kosten?

Und ganz zum Schluss die Frage nach dem schnöden Mammon. Damit wir wissen, in welcher Kategorie wir für Sie suchen dürfen. Natürlich jagen wir für Sie auch Schnäppchen. Zaubern können wir jedoch leider nicht: Ein 5 Sterne Hotel zum 2 Sterne Preis können auch wir Ihnen nicht anbieten.

Wer bezahlt die Rechnung?

Eine Information, die den Mitarbeitern der Hotellerie viel Mehrarbeit erspart, wenn sie bereits bei der Anfrage vorliegt. Wir pflegen ein partnerschaftlichen Verhältnis zur Hotellerie und sind ständig bemüht, den organisatorischen Arbeitsaufwand in der Hotellerie zu minimieren. Mit der daraus resultierenden Kostenersparnis im Hotel können wir unseren Anspruch auf beste Preise gegenüber unseren Hotelpartnern rechtfertigen.

Wo haben Sie bereits angefragt?

Bitte lassen Sie uns von Anfang an mit offenen Karten spielen, und teilen Sie uns unbedingt mit, falls Sie bereits selbst Hotels angefragt haben oder andere Agenturen beauftragt haben! Egal ob Sie sich selbst um Ihre Veranstaltungsorganisation kümmern,  HOMETA oder eine andere Agentur beauftragen: Die Zahl der für Ihr Veranstaltungsprofil in Frage kommenden Hotels bleibt gleich.

Ohne diese Information fragen wir die Hotels, von denen Sie bereits Angebote haben, nochmals an. Kümmern sich mehrere Agenturen um ein und dieselbe Veranstaltung, wundert sich die Hotellerie, warum ein und dasselbe Veranstaltungsprofil mehrfach aus unterschiedlichen Kanälen angefragt wird. Auf die Hotellerie macht dies einen unseriösen und unprofessionellen Eindruck. Vielfachanfragen führen bei Ihrem zukünftigen Partner nur zu Verwirrung und unnötigen Mehrkosten für Personal und Büromaterial.

Das wichtige Vertrauensverhältnis Kunde – Agentur – Hotel und somit auch Kunde – Hotel ist von Anfang an gestört.

Vertrauen ist der Grundstein für Ihren Veranstaltungserfolg! Das Team vom HOMETA Buchungsservice würde sich freuen, wenn Sie uns Ihr Vertrauen schenken!

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